GROUPES ET EVENEMENTS

GROUPES ET EVENEMENTS 2018-09-24T14:28:35+00:00

Activité intégrée chez

Depuis le 17 aout 2018, Stéphanie Dewez, dirigeante de la société Corporate Odyssey a rejoint l’agence ADN Communication SA basée à Luxembourg à travers une prise de participations dans le capital de la société.

L’activité MICE de Corporate Odyssey est dorénavant intégrée au nouveau pôle événementiel de l’agende communication.  Ce transfert de compétences et clientèle s’inscrit dans la continuité d’un projet stratégique de la fondatrice:

Offrir un service « all-inclusive » en apportant les réponses en termes de conseil, d’accompagnement et dans la mise en oeuvre des solutions proposées, le tout en totale autonomie de la conception, la réalisation et la production des supports de communications print ou digitaux.

Ces ressources mutualisées sur le marché de l’évènementiel B2B en général et du MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions) en particulier confère à ADN Communication un leadership opérationnel très concurrentiel sur la Grand Région.

Nos services. Pour qui?

POUR LES ASSOCIATIONS


Nous fournissons des services de gestion de réunion, conférence, congrès… à toutes sortes d’associations. Que nous parlions de petites réunions de 10 à des conférences de plus de 500 participants, locales ou internationale, notre équipe a une connaissance approfondie en la matière et un réseau de contact époustouflant auprès des centres de congrès, hôtels, Bureaux de convention…

En tant qu’association, nous comprenons votre défi d’équilibrer un contenu éducatif de haute qualité avec des solutions rentables, et ce tout en maintenant la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins uniques de chaque client.

Nous avons des années d’expérience dans l’organisation et la gestion de :

  • Conférences et réunions
  • Séminaires d’affaires, Congrès, symposiums, forums
  • Assemblées Générales, …


Laissez-nous gérer votre événement en bon père de famille !

POUR LES SOCIéTéS


Que vous choisissiez la sophistication d’une ville cosmopolite ou une station balnéaire avec ses plages ensoleillées, nous allons vous aider à assurer un événement vraiment mémorable auprès de vos délégués.

D’une simple réunion à un congrès à grande échelle en passant pour un voyage d’incentives nous pouvons répondre à vos besoins.

Nous agissons en tant que partenaire avec vos équipes internes dans la sélection des lieux appropriés et la planification des programmes afin de s’assurer la collaboration se déroule en toute transparence.

Nous nous assurons que votre événement soit géré de façon à répondre à votre budget et ce avec une qualité irréprochable. Nos valeurs et notre business model garantissent l’intégrité totale et l’éthique de votre événement.

Nous pouvons également vous apporter de l’aide sur des sujets tels que la sélection des conférenciers, les événements sociaux et les cérémonies d’ouverture et de clôture….

Profitez de notre service gratuit !*

Selon votre cahier des charges, nous vous aidons à trouver le meilleur endroit pour votre évènement. Que nous parlions d’une réunion de direction de 10 personnes ou d’une convention de plus de 500 participants, nous travaillons avec le même sens du détail.

Grâce à notre incroyable réseau (inter)national, vous économiserez du temps et de l’argent dans cette recherche.

Oubliez les frais d’agence!*

Une fois encore nous vous proposons un service gratuit! Nous vous aidons à trouver et à négocier les meilleurs prix et conditions auprès des hôtels. Nous ne sommes en effet liés à aucun d’entre eux, ce qui nous permet de vous proposer des hôtels qui correspondent réellement à vos besoins. Il peut donc s’agir d’hôtels indépendant ou de chaine, de charme ou de conférence!

* Plus d’informations dans la section FAQ

La partie détente de vos évènements pro

Après une longue journée passée en réunion, vous avez peut-être envie de proposer à vos délégués un dîner, une activité ou une excursion ? Pas de soucis, ici encore nous pouvons faire appel à notre réseau pour vous proposer quelques idées sympas.

Voyager en toute sécurité

L’objectif est de faciliter la gestion interne de vos voyages et de maximiser le rendement de vos déplacements.  Nous pouvons réserver vos billets de train ou d’avion – individuel ou de groupe mais également négocier en votre nom, et auprès des compagnies aériennes, des réductions pour les participants se rendant à votre événement. Nous sommes en effet affiliés au réseau des Travel Experts (Lic A5722  – IATA)

Le choix d’une ville ou d’un lieu pour la tenue d’une manifestation est une décision importante dans laquelle un grand nombre de facteurs rentre en compte. Chaque organisateur a ses propres critères de choix, ses propres contraintes, ses propres attentes.

Nous vous recommandons toujours d’effectuer une visite de repérage avant de confirmer un dossier. Nous avons cependant conscience que vous n’avez pas toujours le temps de voyage. Nous pouvons donc mener ses visites pour vous et vous remettre à la fin de nos visites un rapport.

Ce document a pour objectif de vous aider à collecter un maximum d’informations en un minimum de temps, photos à l’appui. Ces informations vous seront utiles pour sélectionner un lieu et pour organiser par la suite votre événement si vous n’avez pas le temps de vous déplacer.

Bien entendu nous pouvons également nous joindre à vos lors de vos propres visites, si vous avez besoin d’un deuxième œil professionnel!

La gestion d‘un événement sur place nécessite tellement de temps que vous le verrez tôt ou tard comme trop stressant et chronophage. Vous appuyer sur un coordinateur sur site peut simplifier le processus.

Notre coordinateur sur place, à vos côtés, lors de l’événement et gèrera les détails. Il a une approche plus pratique pour faire face à tous les standards d’opération et de qualité, ce qui garantit un évènement sans heurts.

Au lieu d’avoir à courir, de coordonner, de commander et de superviser la manière dont tout se déroule, vous pouvez déléguer ces tâches au coordonnateur. Travailler avec nos coordinateurs sur site vous donnera une chance d’avoir une vue globale de votre évènement pendant que quelqu’un d’autre gérera les détails.

L’embauche d’un coordonnateur simplifie donc le processus et assure la qualité du travail.

À une époque où les chefs d’entreprise se penchent sur leurs dépenses, les effectifs et leur cœur de services, il est étonnant de constater que peu d’entre elles se tournent vers la gestion stratégique des réunions

(« SMM »).

SMM est une force notable dans notre industrie et ce terme a des significations différentes pour différentes personnes. La définition officielle, de la Global Business Travel Association, est que «SMM est une approche disciplinée en matière de gestion des activités évènementielles de grande envergure d’une société, de ses procédés, fournisseurs et des données en vue d’atteindre des objectifs opérationnels mesurables qui cadrent avec les objectifs/visions stratégiques de l’organisation, et d’offrir de la valeur ajoutée sous la forme d’économies quantitatives, d’atténuation des risques et de la qualité de service ».

Chez Corporate Odyssey, nous avons développé notre propre programme de SMM. Tout simplement en achetant une licence annuelle, nos clients pourront bénéficier de cette

technologie sans investir trop d’argent et sans engager de personnel supplémentaire puisque notre équipe va continuer à les aider pour la partie organisation d’événement.

Contactez-nous!

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